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A expressão “Uma imagem vale mais do que 1000 palavras” nem sempre é verdadeira. Muitas vezes sem informação escrita associada, as imagens descontextualizam-se do acontecimento/momento que lhes deu origem. Por isso é fundamental fazer as perguntas certas: Quem? Quando? Como? Onde?, e saber estruturar as respostas. É uma atividade que exige alguma experiência da parte de quem descreve e sobretudo consistência e objetividade na forma de descrever.
Um fotógrafo quando sai do estúdio em reportagem, produz várias fotografias, por isso encontramos muitas vezes em arquivos, bibliotecas ou museus, coleções de fotografia com milhares de espécies, assim é necessário estabelecer uma estrutura hierárquica que permita que a descrição traduza a forma de produção da documentação. O grau de exaustividade deve ser definido de acordo com a política da Instituição, meios disponíveis, quantidade de imagens a descrever e objetivo final atingir.
Na Luís Pavão Limitada a descrição é pensada numa perspetiva multinível e acompanha as tarefas de conservação, organização e digitalização.